Erhebungsgrundsätze

Personen

Ins Personenregister aufgenommen wurden direkte und indirekte Nennungen von Personen im gesamten Text. Bei nicht identifizierbaren Personen wurde die Originalschreibweise der Namen in die Datenbank übernommen.
Nicht aufgenommen wurden:
- antike Götter und Helden sowie Heiligennamen,
- die Bezeichnungen militärischer Verbände, die von Personennamen abgeleitet waren,
- Personen, die nur mit einem Vornamen bzw. durch unspezifische Verwandtschaftsbezeichnungen wie „Vetter“ oder „Muhme von …“ beschrieben wurden.
- Kinder wurden nur dann aufgenommen und identifiziert, wenn sie mit Namen bezeichnet waren bzw. wenn durch weitere Anhaltspunkte ihre Identität sicher feststellbar war.
- Wenn eine direkte Identifizierung von Personen, die mit einer Amtsbezeichnung und einer Ortsangabe erwähnt wurden (z.B. Kommandant von Pilsen, Pfarrer von Linnich), nicht möglich war, dann erfolgte nur die Aufnahme der Ortsangabe im Ortsregister.
Die Identifizierung von Namen erfolgte in deutscher Sprache (bei deutschen Familien und Familien aus dem Herrschaftsbereich der Habsburger, für die eine deutsche Namensvariante vorhanden und üblich ist) bzw. in der Sprache des Herkunftsgebietes (bei italienischen, französischen, spanischen etc. Familien). Für Frauen wurden Geburtsname und ggf. Verwitwung aufgenommen.
Bei unsicheren Geburts- oder Sterbedaten wurde ~ verwendet.
Adelstitel wurden nur dann aufgenommen, wenn sie zur Erklärung nötig waren, wie bei Kaiser, Papst, Sultan, Zar, wo sonst ein bloßer Name stehen würde, bzw. wo sie als Namensbestandteil zur Differenzierung notwendig waren. Auf Amtsbezeichnungen musste weitgehend verzichtet werden, weil deren Veränderungen in der Datenbank nicht abgebildet werden können. Eine Zuordnung der Personen erfolgt durch knappe Kategorisierungen wie Militär, Geistlicher, Diplomat, Seefahrer, Kaufmann, Amtsträger, Gelehrter, Kardinal.

Orte

Ins Ortsregister aufgenommen wurden Bezeichnungen für Orte, Länder und Regionen, für Flüsse, Seen und Berge, außerdem die Bezeichnungen von Kreisen in Böhmen und im Alten Reich. Absendeorte, die im Text noch einmal erscheinen, wurden nicht erneut aufgenommen.
Nicht aufgenommen wurden Adjektive, die von geographischen Bezeichnungen abgeleitet waren. Bezeichnungen wie „diese lender“ wurden identifiziert, wenn sie sich eindeutig auf eine Region beziehen ließen.
Aufgenommen wurden Personengruppen wie Spanier, Perser etc., aber auch Uskoken und Kosaken unter dem jeweiligen Land/der Region bzw. mit ihrer Benennung.
Historische geographische Bezeichnungen von Regionen (z.B.  Westindien, Oberungarn, Barbaria) wurden in dieser Form aufgenommen und nicht modernisiert, da keine eindeutige Zuordnung möglich war.
Die Identifizierung von Orten erfolgte mit den heute gültigen Benennungen, die deutsche, in den Zeitungen verwendete Bezeichnung wurde angefügt, sofern sie von der modernen Benennung abweicht. Bei uneindeutigen Bezeichnungen (z.B. Salzburg, Stadt oder Territorium, Moldau, Fluss oder Fürstentum) wurden knappe differenzierende Zusätze gemacht, ebenso bei häufig vorkommenden Ortsnamen, bei Namenswechseln und bei heute zu größeren Gemeinden zählenden Orten. Ländernamen finden sich unter ihrer deutschen Bezeichnung.